verschuivingsrisico

Veel uitwerkingen beginnen met het beschrijven van de risico’s. Daarbij is wel zaak om logisch na te denken.
Vandaag een uitwerking, die de ao beschrijft van een bedrijf, dat pakketten samenstelt en verkoopt. Een pakket bestaat uit een gsm, een sim-kaart en een opwaardeerkaart. Sommige afnemers krijgen een korting op de verkoopprijs.

Wat was een risico?

Variabele korting m.b.t. gsm-pakketten. Daardoor risico op onvolledige opbrengsten door toepassing van het verkeerde kortingspercentage( verschuivingsrisico).


Het probleem zit hier tussen de haakjes. Verschuivingen in de opbrengsten zijn alleen mogelijk bij contante ontvangsten en als de verkooptransacties niet worden vastgelegd. De dagelijkse omzet wordt dan bepaald door het verschil te berekenen tussen het eindkassaldo en beginkassaldo. Als tegelijkertijd de mutaties in de voorraad niet worden vastgesteld, is de verkoper in staat een gedeelte van de omzet te verschuiven. Pas dan is sprake van een verschuivingsrisico.

Voor alle duidelijkheid: in deze casus werd op rekening geleverd. Dus….

toekennen autorisaties

In een deelvraag wordt vaak gevraagd om aan te geven welke autorisaties u aan welke functionarissen zou toekennen.
Dit betekent dat een tabel moet worden gemaakt waarin per functionaris moet worden aangegeven welke programma’s of programma-onderdelen hij kan gebruiken. Deze programma’s start je op door deze te kiezen uit een programma-menu. Hierin staat meestal zoiets als: invoeren van ….., wijzigen van …. etc.

Vandaag o.a. gelezen als antwoord op de deelvraag:

Jaarcontracten worden door de assistent van de commercieel directeur ingevoerd en uitgeprint; de commercieel directeur kan ze als enige goedkeuren, autoriseren( voor de 2e keer dus HH) en definitief maken in het systeem.

Uit dit antwoord blijkt niet welk programma welke functionaris kan gebruiken. En moet dus met 0(nul) punten worden gewaardeerd, omdat geen antwoord op de vraag is gegeven.

Beter was geweest om een tabel te gebruiken. B.v.:

Assistent van de commercieel directeur

• Invoeren offertes
• Afdrukken goedgekeurde offertes

Commercieel directeur
• Goedkeuren offertes

het systeem

In procedurebeschrijvingen moet worden aangegeven dat bepaalde gegevens in een bestand worden vastgelegd. Deze vastlegging is dan vaak weer de impuls voor allerlei activiteiten van applicaties.
Vandaag gelezen:

In geval een opdracht niet gegund wordt, zal dit worden vastgelegd in het systeem door het hoofd verkoop. Het systeem geeft automatisch een signaal door aan het bedrijfsbureau om voorlopige reserveringen door te halen

Door 2 keer het systeem op een andere manier te gebruiken, is dit te vaag en voldoet niet aan de eisen.

Beter wordt dit stukje als:

1e zin: In het systeem wordt vervangen door in het offertebestand
2e zin: In zijn geheel wordt vervangen door: Het systeem verandert in het bestand voorlopige reserveringen de status in vervallen.

risico's

De meeste instellingen hanteren een uitwerkingstructuur, waarbij na de typering de belangrijkste risico’s of attentiepunten moeten worden beschreven. Vandaag onder aandachtspunten o.a. dit gelezen:

Verkoop
1. contract afsluiting en prijsstelling;
2. prijsbepaling van en facturatie van wijzigingen.

Het is duidelijk, dat de auteur alleen een inhoudsopgave gemaakt heeft. Wat had hij kunnen doen?

Bij verkoop zijn de volgende risico’s te onderkennen:

dat ten onrechte een contract tegen een vaste aanneemsom wordt afgesloten
dat bij het opstellen van een offerte een verkeerd manuurtarief wordt toegepast
dat meerwerk niet wordt doorberekend

ontvangen facturen

Het verwerken van ingekomen facturen is een lastig onderwerp om te beschrijven. Wat doet een medewerker en wat doen de applicaties. Deze week zag ik 2 varianten.


Variant 1
Periodiek worden de facturen op de administratie ontvangen. Een medewerker van de administratie voorziet de facturen van een stempel met volgnummer en datumontvangst. Vervolgens wordt de factuur ingevoerd in de crediteurenadministratie (fact.nr, omschrijving, prijs, dd, lev.nr, bestelopdracht). Het systeem vergelijkt de factuur met de afroeporder in het afroeporder bestand en de ontvangst c.f. het ontvangst/ uitgifte bestand. Indien akkoord wordt de factuur opgeboekt in de crediteuren administratie

Variant 2
De inkoopfactuur komt binnen bij medewerker administratie (=functioneel gescheiden van inkoop). Medewerker matcht de factuur, prijs en hoeveelheid, met de registratie in het bestelbestand en met het contract in het contractenbestand. Indien akkoord wordt de factuur betaalbaar gesteld. Hoofd administratie beoordeelt betaalbaarstelling. De directeur (financiën) autoriseert de betaling en zorgt voor elektronische verzending aan de bank. Het crediteurenbestand wordt direct bijgewerkt ter voorkoming van dubbele betaling van facturen


Variant 1 maakt zoveel mogelijk gebruik van de ICT-infrastructuur en verdient daarom de voorkeur.

pos-systeem

Vandaag een casus, waarin een winkelketen met diverse vestigingen wordt beschreven. Er is een POS-systeem in gebruik. Van een uitwerking begint het onderdeel functiescheiding met:” Binnen de vestiging is er functievermenging tussen beschikken, bewaren en registreren van verkopers. Dit vereist aandacht binnen de uitwerking met betrekking tot de controle hierop”.

Dat registreren en vastleggen door elkaar worden gebruikt, is niet zo erg. Dat men de verkoper beschikkende bevoegdheden toekent is een wezenlijke fout. Immers welke beslissingen kan de verkoopmedewerker nemen? Hij kan het verkochte artikel wel of niet langs de scanapparatuur halen. Doet hij het niet en hij neemt toch geld in ontvangst, dan is er sprake van fraude in zijn uitvoerende werkzaamheden. Doet hij het wel, dan wordt de transactie vastgelegd in het verkooptransactiebestand Uit dit bestand kan de vestigingsleider de soll-postie voor het aanwezige kasgeld opbouwen.
Selectie en opleiding van medewerkers zijn naast oogtoezicht belangrijke controlemaatregelen ter voorkoming van deze fraude. Omdat de vereiste aandacht door de auteur verder niet is uitgewerkt, denk ik, dat hij niet deze maatregelen op het oog had.

standenregister

Vandaag een casus met verhuur van ruimten beoordeeld. Voor de controle op de volledigheid van de ontvangstverantwoording moest de administratie een standenregister bijhouden. En wel aan de hand van een kopie van de contracten. Kopieën die afkomstig zijn uit het contractenbestand. Toch een vorm van het controleren van de goede werking van een fotokopieerapparaat.
Hoe dan wel?
• Uitgangspunt is een goed ingerichte ict-infrastructuur( hierop kom ik vast nog wel een keer terug)
• De verhuurafdeling onderhoudt een contractenbestand, maakt periodiek uit dit bestand de huurnota’s en werkt het debiteuren- en verhuuropbrengstbestand bij.
• Het hoofd administratie beoordeelt periodiek, dat het aantal nota’s en het totaalbedrag uit het contractenbestand aansluit op het aantal verzonden nota’s en de toename van debiteuren- en verhuuropbrengstbestand.

procuratiehouder ?

In een procedurebeschrijving dient onder andere duidelijk aangegeven te worden, wie een bepaalde handeling uitvoert. De concretisering van de functiescheiding blijkt hier uit. Wat moet je dus met het volgende:

• De procuratiehouder stelt vast etc
• Een van de bewarende functionaris onafhankelijke telploeg etc.

Dus: geef aan wie procuratie heeft; een goede oplossing bij gemiddelde omvang van de te beschrijven bedrijven is de directeur

Dus: laat inventarisaties uitvoeren door de bewaarder en een medewerker van de administratie. Je voorkomt dan discussie over telfouten en krijgt veel sneller een verklaring voor verschillen.

kasregister

Winkel in brood en banket. Handel tegen contante betaling en er wordt gebruik gemaakt van kassasystemen, die zijn gekoppeld aan een computer. Gebruik van een POS-systeem ligt dan niet voor de hand. Gebruik van een PLU( price-loop-up-table) wel.
Er wordt een verkoopprijsbestand gebruikt en alle verkooptransacties worden vastgelegd in een verkooptransactiebestand. Dit bestand is de basis voor de kascontrole aan het einde van de dag. Mogelijk wordt een dergelijk systeem nog wel kasregister genoemd, maar het mag duidelijk zijn, dat geen ( mechanische) telwerken worden gebruikt, waarvan dagelijks de begin- en eindstand moet worden opgeschreven in een of ander kasprotocol.
Zoek eens op internet met termen PLU en tabel. Jij bent dan weer helemaal bij of kijk eens in
http://www.eannet-france.org/download/nonprotege/o_passage_euro/NL_EUROPV.pdf

functiescheiding

Het bekende rijtje weer tegengekomen. Enkele bezwaren:

• dat registreren gewoon vastleggen is en dat dit onderdeel uitmaakt van elke functie
• dat de administratie alleen de volledigheid beoordeelt en dat we dit controleren noemen
• dat de controle op toepassing van de juiste verkoopprijs een taak voor het hoofd verkoop is
• dat de meeste verkoopmedewerkers uitvoerend zijn en dat alleen de verkoopmedewerker, die enige vrijheid heeft ten aanzien van prijsbepaling of klantkeuze, beschikkend is.

examentraining

Wil je graag individuele coaching bij het maken van uitwerkingen ga dan naar www.biv-ao-training.nl